cara Menjadi Fasilitator

Menjadi Fasilitator

Bagaimana Menjadi Fasilitator Handal?
di kutip dari artikel : Yohanes Bosco Hariyono

” Datang bersama adalah permulaan,
Tetap bersama adalah kemajuan,
Tetapi bekerjasama adalah kesuksesan ”
(Henry Ford)

PENGANTAR

Pertanyaan dasarnya adalah : Bagaimana menjadi fasilitator? Untuk menjawab pertanyaan ini saya memilahkankannya sekaligus menggabungkan antara efektivitas pengelolaan tim/ kelompok/ organisasi dengan penerapan semangat kasih dalam hubungan dalam tim. Pembahasan saya pilah menjadi dua bagian. Bagian pertama membahas tentang team building dan bagian kedua tentang menjadi fasilitator untuk tim yang handal.

PERUBAHAN PARADIGMA SEPERTI APA YANG MENJADI DASAR BERORGANISASI?

Mungkin banyak yang berprinsip ’knowledge is power’ , artinya siapa yang memiliki pengetahuan lebih dialah yang bisa menguasai segalanya dan semua orang. Perkembangan pengetahuan, komunikasi, dan teknologi modern membuat kita harus berpikir ulang untuk tetap memakai prinsip itu. Perkembangan mutakhir lebih sesuai dengan prinsip ’sharing knowledge is power’, siapa yang banyak berbagi pengetahuan dan menjalin network dialah yang berkuasa. Kebenarannya terbukti, yang sukses bukan mereka yang ’single fighter’ dan sok, melainkan mereka yang banyak membangun hubungan baik dan berbagi dengan orang lainlah yang memiliki ’power’ yang main lama makin bertambah. Power yang dimaksud termasuk kekuasaan dan pengaruh, yang tak lain adalah dua kunci utama kepemimpinan.

BAGIAN PERTAMA: TEAM BUILDING
Definisi Tim

Menurut Snow (1992), Johnson dan Johnson (2000) dan Cummings dan Worley (2001), tim (team) adalah satu set interaksi interpersonal yang terstruktur untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan. Tim terdiri dari dua orang atau lebih individu yang

(a) menyadari adanya kesalingtergantungan yang positif dalam mencapai sasaran bersama,

(b) saling berinteraksi,

(c) menyadari siapa saja yang menjadi anggota dan bukan anggota tim,

(d) memiliki peran atau fungsi spesifik dalam menampilkan kinerja, dan

(e) memiliki masa keanggotaan yang terbatas. Mana yang sesuai dengan organisasi kelompok kita, dan mana yang tidak?

Pembentukan Tim dan tahap-tahapnya
Organisasi yang berhasil sering kali adalah organisasi yang mengembangkan kemampuan anggotanya untuk bekerja dalam tim. Untuk meningkatkan produktivitas organisasi, produktivitas setiap tim yang berada di dalamnya juga harus meningkat. Berdasarkan Robbins (2003), organisasi atau tim dikatakan produktif jika dapat mencapai sasaran dan mengubah input menjadi output dengan cost yang rendah. Dalam hal ini, produktivitas mengimplikasikan efektivitas dan efisiensi. Produktivitas tim bukan hanya fungsi dari kemampuan teknis dan kemampuan melaksanakan tugas para anggota tim, melainkan juga, menurut Johnson dan Johnson (2000), pembentukan tim perlu dilakukan secara hati-hati. Snow (1992), Johnson dan Johnson (2000) dan Robbins (2003) memaparkan model pembentukan tim dari Bruce W. Tuckman.
Kelima tahap pembentukan tim sebagai berikut:

1. Forming

merupakan periode ketidakjelasan. Anggota tim cenderung meraba-raba tentang perilaku apa yang dapat diterima, posisi mereka dalam tim, prosedur dan aturan kelompok. Anggota tim cenderung menghindari kontroversi. Tahap ini terselesaikan jika anggota tim mulai menempatkan diri mereka sebagai bagian dari tim.

2. Storming

merupakan periode konflik dan kompetisi antar anggota tim yang dapat mengganggu hubungan personal mulai timbul. Anggota tim menerima eksistensi tim, tetapi menolak keterbatasan yang menganggu individualitas. Karena perasaan tidak nyaman, beberapa anggota tim dapat bertindak pasif sedangkan anggota lain berusaha mendominasi. Tahap ini terselesaikan jika terdapat hierarki yang relatif jelas mengenai kepemimpinan dalam tim, dan anggota tim berorientasi pada pemecahan masalah.

3. Norming

ditandai dengan terbentuknya hubungan yang dekat antar anggota tim, menunjukkan kohesivitas (daya rekat) dan merasakan identitas kelompok yang kuat. Anggota tim saling berbagi perasaan, ide, umpan balik dan menggali tindakan-tindakan yang diperlukan untuk melakukan suatu tugas. Tahap ini terselesaikan jika terdapat struktur peran dan norma yang merupakan konsensus tim.

4. Performing

merupakan periode yang belum tentu dapat dicapai oleh semua tim. Performing dicapai jika struktur telah berfungsi dan diterima secara penuh. Anggota tim berorientasi pada tugas tetapi sekaligus berorientasi pada manusia. Anggota tim menjadi semakin cakap dalam bekerja sama dan memiliki interdependensi untuk mencapai tujuan kelompok. Untuk tim permanen, performing adalah tahap terakhir. Untuk tim yang bersifat sementara, adjourning adalah tahap terakhir.

5. Adjourning

adalah tahap persiapan untuk membubarkan diri. Berprestasi sudah bukan menjadi prioritas utama. Anggota tim lebih memfokuskan perhatian pada penyelesaian aktivitas seperti seremonial sebagai penutupan. Dapat disimpulkan bahwa model ini mengimplikasikan bahwa tim yang produktif adalah tim yang telah mencapai tahap performing. Tahap forming, storming dan norming merupakan tahap kritis sebelum tim berjalan dengan produktif. Namun demikian, Robbins (2003) menemukan kenyataan bahwa dapat saja beberapa tahap terjadi bersamaan dan tidak adanya batasan yang jelas antara satu tahap dengan tahap lain, tim regresi ke tahap sebelumnya bahkan kemungkinan terburuk adalah tim tersebut hancur sama sekali.
Untuk membantu tim melewati masa kritis sehingga dapat mencapai tahap performing di tempat kerja, dapat dilakukan suatu intervensi melalui serangkaian aktivitas yang melibatkan anggota tim. Aktivitas yang dirancang secara hati-hati, dapat membantu tim untuk mengatasi ketidakjelasan sasaran, peran, prosedur atau hal-hal lainnya, konflik yang dapat menganggu hubungan interpersonal anggota tim, membangun kedekatan antar anggota tim, dan masalah-masalah lain yang sedang dialami tim saat itu. Aktivitas untuk meningkatkan produktivitas tim ini disebut sebagai team building.

Definisi Team Building
Team building adalah aktivitas kelompok yang memiliki interaksi tinggi untuk meningkatkan produktivitas anggota dalam menuntaskan tugas-tugas terutama yang memiliki interdependensi dengan orang lain melalui serangkaian aktivitas yang dirancang secara hati-hati untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan sebelumnya (Robbins, 2003; Spector, 2000; Johnson & Johnson, 2000).
Berdasarkan Johnson dan Johnson (2000) dan Robbins (2003), untuk menyesuaikan tujuan dan masalah spesifik yang dihadapi tim, aktivitas-aktivitas yang biasa dilakukan dalam team building adalah menekankan pada aktivitas tertentu saja atau keseluruhan dari aktivitas berikut:

1. Penyusunan sasaran yang ditujukan untuk mengatasi perbedaan persepsi tujuan tim, mengevaluasi efektivitas tim dalam menyusun prioritas dan mencapai sasaran, mengidentifikasi area yang berpotensi menjadi masalah.

2. Membangun hubungan interpersonal antar anggota tim. Dalam Logan dan Stokes (2004), kompetensi yang dibutuhkan adalah empati, komunikasi efektif, kesadaran sosial, membangun hubungan, kepemimpinan dan kolaborasi.

3. Analisis peran yang bertujuan untuk mengklarifikasi dan mengidentifikasi peran setiap anggota tim, memikirkan kembali mengenai pekerjaan mereka yang sesungguhnya, dan tugas spesifik yang mereka harapkan untuk dikerjakan.

4. Analisis proses tim dilakukan dengan menganalisis proses kunci yang terjadi dalam tim untuk mengidentifikasikan cara kerja dan bagaimana proses ini dapat diperbaiki untuk membuat tim lebih efektif.

5. Kemampuan beradaptasi dengan kondisi dan tuntutan yang berubah. Menurut Logan dan Stokes (2004), kompetensi yang dibutuhkan antara lain adalah fleksibilitas dan kemampuan tim dalam memecahkan masalah secara terstruktur atau dengan mengikuti format berpikir kritis.
Walaupun memiliki tujuan dan cara yang beragam, Buller (1986, dalam Spector, 2000) menyatakan bahwa ada tiga karakteristik dari team building, yaitu:

1. Team building merupakan aktivitas terencana yang terdiri dari satu atau lebih latihan atau pengalaman yang dirancang untuk mencapai sasaran tertentu.
2. Team building biasanya difasilitasi oleh konsultan atau trainer yang berkualitas, dan akan sulit bagi tim untuk melaksanakannya jika trainer adalah bagian dari pengalaman.
3. Team building biasanya melibatkan tim dimana anggota timnya memiliki keterlibatan dalam pekerjaan masing-masing.

Membangun Tim Kerja Yang Tangguh

Anda hobby nonton bola? Melihat konser musik? Menurut anda, Apa yang menarik dalam pertandingan sepak bola atau musik? Bagi saya yang menarik adalah bagaimana para pemain bersama-sama mencapai satu tujuan yaitu KEMENANGAN. Sama halnya dalam dunia musik, suatu orkestra simponi pun memerlukan puluhan pemain dengan beraneka alat musik yang menghasilkan nada yang beraturan di bawah komando seorang dirigen hingga tercipta harmonis alunan musik yang indah dan enak didengar.

Seperti halnya dalam organisasi setiap anggota yang ada dalam organisasi dikelompokkan berdasarkan jenis dan kesamaan pekerjaannya. Meski setiap kelompok memiliki perbedaan pekerjaan tetapi mereka tetap mempunyai tujuan untuk menghasilkan produktivitas. Ada yang pemimpin yang puas, ada pula yang tidak puas dengan hasil kerja kelompoknya meskipun memiliki persamaan baik jumlah maupun peralatan yang digunakan untuk mencapai produktivitasnya.

Agar tujuan organisasi tercapai dengan efektif, sudah saatnya setiap kelompok / team di dalam organisasi mengetahui tujuan dan memainkan perannya dengan baik sehingga tujuan bersama organisasi dapat tercapai. Perbedaan pekerjaan dan jenis hasil produktivitas di masing-masing departemen seharusnya dipahami sebagai satu kesatuan yang sinergi untuk mencapai target organisasi yang ditetapkan dengan maksimal.

Untuk membentuk tim-tim kerja yang tangguh bukanlah pekerjaan yang mudah, dibutuhkan suatu keterampilan serta usaha yang konsisten dan sungguh-sungguh karena hasil yang diperoleh tidak lah secepat pertandingan sepak bola maupun konsep orkes simponi.Untuk membentuk dan mempertahankan keutuhan serta mengembangkan tim-tim dalam organisasi membutuhkan perhatian yang berkesinambungan. Dengan kata lain, setiap pemimpin di kelompok/tim/ departemennya mesti mengetahui dengan baik potensi angota, mengembangkan anggotanya guna mencapai tujuan bersama organisasi. Sebaliknya setiap anggota kelompok di masing-masing tim pun demikian harus mengetahui potensi atau kelebihannya dan memiliki motivasi yang besar untuk mengembangkan potensinya tersebut sehingga team yang solid dan tangguh dapat terjaga.

Dalam bentuk ringkas tim kerja bisa dikristalkan dalam pointer-pointer berikut ini:

Ciri-Ciri Tim Kerja
Ciri-Ciri Tim Kerja antara lain:

(1)Tim mempunyai tujuan yang sama meskipun masing-masing bertindak sebagai unit kerja

(2)Masing-masing bekerja berdasarkan struktur organisasi/pembagian tugas

(3)Adanya pembagian tugas/wewenang (job discription) yang jelas dan seimbang

(4)Inter-relasi (saling keterhubungan) antara tugas dan masing-masing bagian/unsur dan

(5)Adanya komunikasi yang baik antar anggota tim kerja

Manfaat Tim
Manfaat Tim kerja yang seimbang akan dirasakan baik selama proses kerja maupun dalam setiap hasil kerja yang dilakukan bersama, bisa diperinci antara lain: (1)terhindarkan duplikasi atau tumpang tindih tugas/kerja, (2) kerjasama meningkat, (3)lebih merangsang timbulnya gagasan baru inovatif, (4) setiap keputusan menjadi lebih baik, bijak dan lengkap, (5) Rekan-rekan kerja makin termotivasi, (6)mutu produk dan layanan lebih baik, (7)Produktivitas meningkat, (8)Fleksibilitas meningkat, (9)Partisipasi dan kerjasama meningkat, (10)Konflik berkurang, (11)Komunikasi antar pribadi/bagian lancar, dan (12)Standard prestasi bisa lebih tinggi

Tim Kerja Yang Produktif

Suatu tim kerja disebut produktif jika ada : (1)Keterlibatan dan kesanggupan anggota untuk mencapai tujuan (2)Tanggung jawab atas kerja yang dilakukan bersama (3)Komunikasi jujur dan terbuka, (4)Komunikasi untuk memberi dan mendapatkan informasi (5) Suasana saling percaya (6)Masing-masing punya tempat,peran dan tugas tersendiri (7) Mendukung keputusan yang dibuat bersama (8)Pendekatan/penyelesaian konflik :sama-sama menang, dan last but not least (9) dalam bekerja perhatikan proses dan hasil

Tugas Anggota Tim Kerja

Tugas Anggota Tim Kerja: (1)Memberi dorongan dan semangat (2)Memberi jalan(3)Ikut mensukseskan terlaksananya cara,tata tertib dan pedoman kerja(4)Ambil prakarsa untuk usul,saran,ide,tindakan tertentu yang penting(4)Memberi informasi yang perlu untuk pelaksanaan tugas (5)Memberi opini tentang masalah,memberi diagnosis sumber dan sebabnya (6) Menyimpulkan ide,pemikiran dan saran yang muncul dalam tim (7) Ungkapkan perasaan sebagai feedback atau umpan balik (8) Bersedia ikuti keputusan dan kesepakatan, dan (9)Bersedia ikut bekerja/menyumbang demi tercapainya tujuan(10)Menjadi perantara jika terjadi konflik/beda pendapat

Sikap Tim Kerja Yang Merusak

Sikap Tim Kerja Yang Merusak, ciri-cirinya :

(1)Agresif – mengecam

(2) Menghambat – malas,lambat, dan suka berdebat

(3) Bersaing secara tidak sehat

(4) Pasif,tak acuh,ogah tanggung jawab,sibuk sendiri, dan

(5) Sengaja menggagalkan rapat,kebijakan, dan kesepakatan lain

Tugas Pemimpin Tim Kerja

Tugas Pemimpin Tim Kerja (1)Paham/yakin dengan visi,misi dan sasaran kerja,(2) Paham faktor-faktor kunci keberhasilan tim (3) Paham kemampuan, bakat, kekuatan dan kreativitas masing-masing anggota (4) Arahkan potensi masing-masing anggota untuk mencapai tujuan (5) Menguasai proses pemgambilan keputusan (6) Menjadi model/contoh perilaku dan kerja, (7) Bijak dalam menggunakan wibawa dan kekuasaan, (8) Membangun loyalitas dan dukungan, dan (9) Menciptakan suasana keseluruhan yang mendukung hidup dan kerja

BAGIAN KEDUA: FASILITATOR
Dalam kaitannya dengan team building daripada memakai istilah pemimpin lebih tepat dipakai kata ’fasilitator’. Mengapa? Apa bedanya? Strategi seperti apa persisnya yang diterapkan fasilitator dalam mengelola kelompok organisasi?
Apa itu fasilitator?
Fasilitator adalah istilah yang dipakai untuk menyebut orang yang memfasilitasi, menjadi ’jembatan’ , menjadi penyatu dan menghimpun orang untuk bersatu padu menyesaikan tugas atau proyek tertentu. Proyek atau tugas ini menjadi tujuan bersama dalam suatu organisasi. Lalu apa persamaan dan perbedaan fasilitator dengan pemimpin?
Apa beda Fasilitator dengan pemimpin?
Pemimpin dan fasilitator sama-sama mengajak orang untuk mencapai apa yang menjadi tujuan organisasi atau kelompok. Dalam organisasi istilah pemimpin lebih mewakili hubungan atas-bawah, sedangkan fasilitator mewakili hubungan kerjasama-dalam-kesetaraan.
Kelompok organisasi yang diketuai pemimpin, artinya pemimpin di atas dan anggotanya ada di bawah pimpinannya. Pemimpinlah yang berpikir, melakukan, dan jika perlu memaksa semua anggota yang dianggap bawahannya untuk bertindak sesuai apa yang dianggapnya benar. Seolah anggota bekerja untuk pemimpin mereka. Akibatnya hubungannya menjadi formal, kaku, dan lebih mudah terjadi konflik, pertentangan. Karena itu tidak semua merasa memiliki ’proyek’ atau ’tugas’ , atau paling tidak jika berhasil, keberhasilan itu seolah menjadi ’milik’ pemimpin dan bukan anggota. Ini tidak terjadi dalam kepemimpinan fasilitator.
Sedangkan organisasi yang dikelola fasilitator menerapkan hubungan kesetaraan, dalam arti: fasilitator dan anggota tim dalam bekerja bersama-sama membentuk lingkaran dan mengelilingi pusat (yaitu tujuan) yang disepakati untuk dicapai bersama. Pembagian tugas, informasi, dan pekerjaan dilakukan sedemikian rupa sehingga jika terselesaikan, keberhasilannya menjadi milik bersama. Semua merasa memiliki jarak dan kesempatan yang sama untuk mencapai tujuan melalui porsi tugas masing-masing.
Pola pikir menempatkan diri sebagai fasilitator inilah yang akan dibahas lebih rinci dalam tulisan ini, agar pengembangan kelompok dan organisasi makin mudah tercapai. Erat berkaitan dengan fasilitator, akan dibahas lebih lanjut bagaimana membangun tim (team building) dan mengarahkan anggota, baik dalam rapat atau kegiatan lainnya sesuai tuntutan organisasi.
Bagaimana cara memfasilitasi yang lebih ’menggerakkan’ & mengembangkan orang?
Banyak pemimpin formal dan informal yang mampu menggerakkan orang, tapi sedikit yang mampu menggerakkan sekaligus mengembangkan. Biasanya orang cenderung jatuh dalam dilema: (1) menguasai atau dikuasi, (2) mengutamakan tujuan atau mengutamakan kebersamaan (3) menggerakkan, menguasai, dan kalau perlu memaksa orang mencapai tujuan tertentu atau mematikan diri sebagai pemimpin.
Sebagai fasilitator yang handal kedua kutub dilema itu bisa disatukan asalkan kita tahu caranya. Bagaimana caranya?
Di bawah ini adalah sepuluh cara memfasilitasi, yang jika dicermati akan selaras dengan semangat Kristiani dan Vincentian. Dalam setiap pertemuan dan perjumpaan dengan orang lain, hendaknya menerapkan hal-hal sebagai berikut:
1. dalam setiap pertemuan ajukan pertanyaan-terbuka, misalnya: tentang ini apakah Anda punya pengalaman yang bisa dibagikan? Bagaimana menurut pengalaman pribadi Anda? Apa yang bisa kita pelajari bersama? Apa yang bisa kita terapkan? Dan sebagainya
2. Libatkanlah seluruh peserta. Jika perlu berilah jeda, atau berhenti sejenak, agar memberi kesempatan peserta untuk berpikir, baik mengendapkan maupun memberi masukan opini, fakta atau data atas topik yang Anda sampaikan.3. Belajarlah selalu dari kesalahan, anggap aja kesalahan, termasuk metode komunikasi sebagai suatu proses wajar untuk saling memgembangkan. Jangan malah memutus ’jembatan’ karena ada konflik atau perbedaan pendapat satu sama lain.4. Dengarkan. Dengarkan. Dengarkanlah. Tunjukkan bahwa Anda secara tulus dan sabar mau mendengarkan peserta. Seremeh apapun ide atau pandangannya, biarkan spontanitas yang membimbing setiap ide murni, yang menurut para ahli justru banyak melahirkan ide brilian/master piece.5. Beri kesempatan peserta untuk berekspresi termasuk mengenai antusias dan/atau ketidaksukaan mereka, biarkan peserta menunjukkan jati dirinya selama tidak menggangu lainnya.
6. Beri kesempatan untuk munculnya pemimpin informal (karena pada dasarnya semua ‘pemilik’ proyek, sama halnya beri peluang munculnya ide, topik tambahan yang mendukung topik utama, dan jangan selalu memaksakan ide anda sendiri.
7. pimpinlah dengan keteladanan, fasilitasi para peserta bukan malah mengadilinya, atau suka main tunjuk sana-sini, sepintar dan sehabat apapun Anda jangan terlalu menonjolkan diri apalagi menggurui.
8. Ucapkan penghargaan dengan cara menyebutkan nama peserta dengan jelas dan tulus, perjelas ide mereka dan kontribusinya bagi topik pembahasan, bahkan jika bagus ajaklah yang lain untuk mengembangkan ide lebih lanjut.
9. Jagalah iklim kepercayaan, rasa aman dan kepercayaan diri peserta sepanjang pertemuan. Dalam hal ini yang banyak berpengaruh justru bahasa dan komunikasi ‘non-verbal’. Mehrabian menyitir pengaruh kata-kata (7%), intonasi dan bahasa (30%) dan non-verbal (70% an)
10. akhiri setiap pertemuan dengan benar dan tanpa ganjalan. Simpulkan dan selesaikan masalah-masalah yang muncul sepanjang pertemuan, termasuk pertentangan pribadi yang muncul selama pertemuan.